Patricia Falk, Susannah Cleveland & Mark Strang

Technical Services Quarterly, ISSN 1555-3337, Vol. 35, n. 4, 2018, p. 338-352

En la Bowling Green State University’s (BGSU) se encuentra la colección de música popular más grande de Norteamérica, por lo que su catalogación es una tarea hercúlea. Durante años se priorizó el proceso de elepés y cedés, dejando apartados los discos de 45 y 78 rpm. Para solucionar este problema se planteó una estrategia de más producto menos proceso (MPLS) utilizado la plataforma MarcEdit. Desde 2012 se empezó a utilizar un modelo que no solo permitía catalogar utilizando menos campos, sino que también disminuía los datos introducidos exponencialmente.

Los bibliotecarios enseñaron a los estudiantes cómo introducir esta información en hojas de Excel. Estos registros solo recogían datos sobre autor, título y sello. Antes de convertirlos a MARC un catalogador profesional los revisaba. No se realizaba control de autoridades. Todo esto ahorra una enorme cantidad de tiempo. Si los usuarios mostraban interés por un LP, se realizaba una catalogación completa. Tras el éxito de esta prueba en discos de 33 rpm, en 2014 se pasó a realizar la catalogación mínima de la colección de discos en 45 rmp. La documentación de estos discos puede ser clave para el estudio de la cultura popular en el momento d su máximo esplendor (1949 hasta los 80). La catalogación mínima también se ajusta a estos formatos por su brevedad, ya que contienen una o dos canciones y el mismo número de autores. Para resaltar la información más relevante se decidió incluir un número mínimo de puntos de acceso: artista(s), título, nombre de la compañía y número de fábrica. Para darle más rapidez se omitió el control de autoridades. Debido a estas limitaciones se optó por subir los registros solo al catálogo de la BGSU y no en OCLC. Se prefirió la visibilidad y disponibilidad al trabajo más completo de un registro tradicional. El objetivo era catalogar 64.000 discos en tres años, meta que se alcanzó con un año de adelanto. El proceso necesitaba tres herramientas clave: Excel, MarcEdit y un SIGB que permitiera importar registros (como el Data Exchange de Sierra). La hoja de Excel incluía columnas para artista, título A y B, sello y número de fabricante. MarcEdit, herramienta libre, permite la conversión a Marc. El programa del SIGB permite el mapeo de los campos y su conversión en registros bibliográficos. El trabajo fue realizado por estudiantes interesados en el pop y capacitados para el trabajo minucioso. Cuando completaban una hoja de Excel (habitualmente correspondiente a un sello), esta era revisada por un bibliotecario y después procesada con MarcEdit y convertida en un documento .mrc. El último paso era subirlo al programa Data Exchange de Sierra. Los registros ya están listos para ser visualizados en el catálogo en línea. Todo el proceso es muy fluido, pero han surgido algunos desafíos. Un problema fue que las compañías utilizaban el mismo número de fábrica para diversos discos o formatos (como discos promocionales o para radios). Otra dificultad fue saber si algunos nombres correspondían a un artista o a un grupo (como El Debarge). Al pasar las hojas de Excel a MarcEdit surgió el problema de que las comas se convertían en comillas. También supuso un desafío el que al ser estudiantes los encargados de la tarea, esta requería entrenamiento y supervisión. Los beneficios de este sistema son que es enormemente productivo, se da visibilidad a ejemplares olvidados y permite dar trabajo a estudiantes sin que la plantilla tenga que ocuparse de más carga de trabajo. La parte negativa es que no se trata de un trabajo detallado ni muy preciso, y que no pueden estar en OCLC, por lo que pierden visibilidad. En cualquier caso, los beneficios superan ampliamente a las desventajas.

Resumen elaborado por Antonio Rodríguez Vela