Recording conservation information: the MARC 583 field in practice

Elizabeth Hobart

Library Resources and Technical Services, ISSN 0024-2527, Vol. 62, n. 3, 2018, p. 127-135

La documentación de conservación proporciona información importante sobre los ítems de una colección, pero a menudo es inaccesible. El autor del artículo propone utilizar el campo 583 de MARC para recoger información sobre las acciones realizadas en los materiales bibliotecarios. En este caso el campo 583 fue usado para grabar acciones de conservación, incluyendo nuevos almacenamientos, condiciones de valoración y tratamientos de conservación.

El objetivo era anotar la condición de un ítem en el momento de su examen y permitir a los bibliotecarios encontrarlos. La primera meta fue colocar juntos los ítems conservados o almacenados de cierta manera. Para realizar el registro se utilizó una terminología sacada de “Standard Terminology for the MARC Actions Note Field” y de “Preservation & Digitization Actions: Terminology for MARC 21 Field 583” (PDA). Los términos de los subcampos indicaban “acción”, “fecha”, “fuente del término” e “institución a la que se aplica”. Otros subcampos recomendados incluían términos para “método de acción” o “estatus”, además de notas internas. La implantación del sistema fue un éxito que cumplió todos los objetivos, aunque hubo algunos fallos, como errores ortográficos o variaciones en los detalles sobre almacenamiento. Para subsanarlos se creó un formulario interno. Otro problema fue hacer visible esta información en el catálogo, ya que los datos que se ofrecían, sin utilizar puntuación, eran incompresibles (“Rare Books copy will conserve 20161104 abc Need to fix leather. pda PSt”). Para solventarlo se suprimieron algunos subcampos en la visualización y se añadió puntuación. En cualquier caso, la información ofrecida por el campo 583 es limitada, y aunque muy útil para el trabajo bibliotecario y para evitar pérdidas de información y repetir tareas, no puede abarcar toda la documentación necesaria sobre la conservación de los ítems, para lo cual es necesario un registro completo.

Resumen elaborado por Antonio Rodríguez Vela