Managing Remote Projects Effectively with an Action Dashboard

Russell Michalak

Journal of Library Administration, ISSN 1540-3564, Vol. 60, n. 7, 2020, p. 800-811

Después de dos meses de trabajar de manera remota, en la Hirons Library se decidió que había llegado el momento de evaluar el proceso y las herramientas utilizadas durante el trabajo remoto y determinar su efectividad. Se realizó una auditoria informal entre los empleados sobre las herramientas utilizadas: Slack, correos electrónicos, FlipGrid, Zoom Calls y Notion.

Slack mejoró enormemente la comunicación entre el equipo. Se sustituyeron los correos electrónicos por mensajes en Slack, que también sirvió como reemplazo de las reuniones puntuales de oficina. Por el contrario, la comunicación por correo electrónico fue frustrante desde el punto de vista de gestión, ya que frecuentemente las conversaciones se repetían en Slack, y es preferible mantener las conversaciones en una única herramienta. FlipGrid ayudó a los trabajadores a mantenerse al tanto mientras trabajaban en casa y responsabilizarse de sus tareas diarias. Sobre todo, ofrece la oportunidad de explicar las tareas en las que están trabajando y permite que los supervisores sepan cómo les está yendo. Desde el punto de vista de la administración, FlipGrid sirvió para mantener a los trabajadores centrados durante sus turnos y que fueran responsables de sus encargos. Las llamadas por Zoom sirvieron para mantener el contacto, pero no fueron útiles para clarificar dudas sobre proyectos. Se demostró que introducir nuevos proyectos durante las reuniones por Zoom causaba confusión. Con Notion Dashboard se pudo disponer de una única página que incluía todas las herramientas de software y cómo acceder a ellas, una página dónde se compartían los horarios de todos los empleados, una página con el contenido de las estrategias de marketing del departamento y una sección con páginas que enlazaban a proyectos importantes que ayudaban a la transición de la universidad de una enseñanza presencial a una remota. Se quiso cambiar al tablero de instrumentos por tres motivos: los trabajadores estaban fallando en las fechas de entrega; muchos proyectos tenían lugar simultáneamente y no siempre estaba claro en qué punto se encontraba en un determinado momento; y con la falta de claridad acerca del progreso de los proyectos era difícil planificar el futuro. Para mantener las cosas simples y evitar la confusión que provoca el uso de múltiples herramientas, se creó este tablero de instrumentos en una única página con múltiples etiquetas para ayudar a identificar las diversas tareas. Actualmente se dispone de etiquetas con peticiones de los supervisores, de pendientes, de no iniciadas, de seguimiento, etc. Los trabajadores han expresado una gran satisfacción respecto a este tablero de instrumentos. Han indicado que las expectativas, particularmente acerca de fechas y detalles de entrega, son ahora mucho más claras.

https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/01930826.2020.1803022

Resumen elaborado por Antonio Rodríguez Vela