Toward developing performance metrics for library print-based specialized collections using available circulation data and ratio analysis

Sarah Hicks & R. Behary

Journal of Access Services, ISSN 1536-7975, Vol. 17, n. 4, 2020, p. 199-212

El propósito de este estudio es contribuir al establecimiento de unas métricas que puedan ser usadas en bibliotecas para analizar, anticipar y planificar la asignación de recursos en colecciones impresas especializadas dentro de bibliotecas académicas. En el contexto de las transacciones asociadas con los materiales bibliotecarios en circulación, los préstamos, las renovaciones y los fondos, los recursos que este estudio propone incluyen dos ratios que pueden ser usadas para evaluar y justificar la asignación continuada de recursos bibliotecarios para colecciones impresas especializadas.

Estas ratios son el Número Proporcional (P/N) e Interno (I-P/N). Empezando con el marco conceptual sobre cómo la toma de decisiones basadas en datos pueden contribuir a la organización de la biblioteca, este estudio también proporciona ejemplos concretos sobre cómo analizar los datos de un Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria. Los investigadores primero tuvieron en consideración los datos de circulación de la biblioteca como un todo, seguido de un análisis para cada colección especializada. Después se calcularon las ratios para cada colección especializada en comparación con la colección como un todo. El segundo paso al analizar los datos fue replicar los pasos iniciales excluyendo a los usuarios extornos a la universidad. Se calculó cuántos usuarios hacían uso del servicio por intervalos del 10% al 100%. Por ejemplo, 19 usuarios suponían el 10% de las transacciones, 68 el 20%, etc., hasta llegar al 100%. En la segunda fase se seguía el mismo método, pero excluyendo el préstamo interbibliotecario.  Las ratios proporcionan una manera de estandarizar la metodología para comparar el uso de la colección y asignar recursos de manera adecuada. Los intervalos de porcentajes cada vez mayores ayudaron a asegurar la proporcionalidad de la distribución en contraste con el simple uso general. Usar las ratios P/N e I-P/N permite a los administradores considerar la escala de recursos proporcionalmente de acuerdo con el tamaña de la colección. Por ejemplo, si se determina que un cierto nivel de trabajadores es necesario para la biblioteca en su conjunto, un administrador puede usar estas ratios para asegurarse de que el número de empleados es el adecuado proporcionalmente. Otro caso para usar las ratios es para justificar gastos. Un bajo uso de la circulación para determinada colección al compararse con el conjunto de la colección puede sugerir a la administración que la colección especializada es insignificante y que ya no se necesita asignar recursos. La estandarización por ratios proporciona unas métricas más precisas para demostrar que una designación menos proporcional puede estar justificada, sin tener solo en cuenta cifras brutas de transacciones, e introduce una metodología adicional al tener en cuenta los datos recogidos incluyendo las estadísticas del préstamo interbibliotecario.

https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/15367967.2020.1824615

Resumen elaborado por Antonio Rodríguez Vela