Visualización priorizada de la cartera de proyectos de un archivo

Visualización priorizada de la cartera de proyectos de un archivo
10 de Junio, 2021

María del Pilar Campos Martínez

Tabula, ISSN 1132-6506, n. 23, 2021, p. 247-264

La gestión de los proyectos en los archivos permite la optimización de los recursos que en épocas de crisis escasearán aún más, si cabe. Saber qué proyectos resultarán estratégicos para la institución, la urgencia y los recursos necesarios para desarrollarlos antes de planificar cuándo empezar, es crucial para poder establecer el calendario y temporizar su inicia y final. La matriz de visualización de proyectos para su priorización es una propuesta adaptable a archivos pequeños y medianos y es una herramienta para mostrar de forma clara a la dirección que acciones futuras se deben emprender y las necesidades que se tienen. El hecho de tener que puntuar todas las acciones bajo el mismo sistema de valores obliga a aterrizar los proyectos definiendo las actividades necesarias para llevarlos a cabo y el esfuerzo en recursos que es necesario. Se vitan así incorporar a la cartera de proyectos aquellos que son simplemente ideas vagas. La gestión de proyectos es una necesidad en los archivos, desde la identificación al seguimiento y finalización. La elaboración del análisis inicial permite justificar ante la dirección, otros departamentos y terceros la priorización y los recursos asignados en base a qué decisiones se han tomado. Este trabajo permite llevar la transparencia hasta el punto anterior del inicio de un proyecto.

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