Strengthening libraries with strategic internal communications

Terri Carroll & Jason Kucsma

Journal of library administration, ISSN 1540-3564, Vol. 62, n. 2, 2022, p. 243-258

Este artículo propone la incorporación de una estrategia global de comunicación interna para perfilar la cultura organizativa y la participación de los empleados, con el objetivo final de posicionar a las bibliotecas en el liderazgo del cambio en el discurso público. El artículo también detallas estrategias específicas y tácticas para reforzar las relaciones y la comprensión entre los puestos directivos y los empleados de primera línea, para así asegurarse de que el nuevo plan de comunicación sea exitoso.

En una época en la que los ciudadanos expresan una disminución en su confianza hacia las instituciones, las bibliotecas públicas han ganado en popularidad y fiabilidad. Para asegurarse de que permanezcan como una excepción ante el declive de confianza, las bibliotecas deben comprometerse con la sociedad y colmar las necesidades de las comunidades a las que sirven, para así conseguir su apoyo y una buena financiación que permita continuar ofreciendo los servicios demandados. Después del confinamiento provocado por la covid-19, la nueva dirección de la red de bibliotecas públicas del condado de Toledo Lucas implementó una serie de medidas para mejorar la comunicación. Cuando los empleados volvieron a sus puestos de trabajo surgieron necesidades de comunicación adicionales debido a los numerosos protocolos de seguridad, servicios y procesos. Para hacer frente a esta situación, se redactaron unas pautas de comunicaciones que permitieron que los empleados tuvieran la información necesaria para realizar su trabajo. Una novedad importante fue el establecimiento de encuentros virtuales a través de Zoom una vez al mes entre directivos y gestores para tratar los temas surgidos en la junta de dirección y proporcionar actualizaciones sobre procedimientos operacionales, revisar las decisiones pendientes y responder a las preguntas. Otro punto clave para apoyar la estrategia de comunicación fue la revisión a fondo de la intranet. Para ello se actualizó, se mejoró y se hizo accesible su contenido. También se cambió el diseño, que pasó de ser plano a jerárquico, lo que hizo que fuera más flexible y ágil. La caja de búsqueda permite a los empleados buscar por palabra clave para encontrar información, incluyendo las direcciones de correo electrónico. Las reuniones de puesta al día son la manera más efectiva para que los gestores compartan información y conozcan de boca de los empleados lo que está funcionando y lo que no. A veces los empleados pueden no sentirse cómodos compartiendo preocupaciones o preguntas con sus jefes directos, por lo que se ofrece una “línea directa” desde la intranet a través de la cual pueden realizar estas consultas de manera totalmente anónima al director ejecutivo. Esta revisión global de las comunicaciones internas ha resultado ser muy beneficiosa, como demuestran las respuestas de los empleados a la encuesta realizada al respecto.

https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/01930826.2022.2026128