Using an evaluation grid to holistically assess library databases

Summer Durrant

Collection management, ISSN 1545-2549, Vol. 42, n. 1, 2022 p. 20-36

Al evaluar las bases de datos suscritas, las bibliotecas académicas suelen confiar en las estadísticas de coste por uso (CPU) para guiarse en la toma de decisiones. Aunque esta métrica es útil, no proporciona una panorámica completa del valor del recurso para la institución. Para adoptar una estrategia más holística, la University of Mary Washington implementó una tabla de evaluación para valorar 61 productos de la biblioteca suscritos durante 2019-2020.

Usar esta tabla permitió a la biblioteca universitaria tomar decisiones de renovación y cancelación objetivas y transparentes. La tabla tiene dos secciones principales, la primera registra información básica sobre el producto, incluyendo nombre, distribuidor, método de adquisición, tipo de recurso y programas de apoyo. La segunda sección contiene métricas usadas para valorar los productos y se divide en cuatro categorías: contenido y ajuste al programa curricular, coste y efectividad, experiencia del usuario y administración del producto. Cada categoría tiene un peso equivalente a su importancia percibida. Así, la efectividad y la experiencia del usuario valen cada una 30 puntos, etc. Los productos recibieron un promedio de 71.4 puntos, siendo 36 la puntuación más baja y 96 la más alta. Los productos que se situaron por debajo del décimo percentil, que fue 51, se marcaron para su potencial cancelación. Un área de interés fue analizar la puntuación de cada producto en las diferentes categorías. Se descubrió que muchos productos no puntuaban bien en CPU, valorado en 15 puntos, mientras que la media fue de 7.1. Los datos dieron confianza a la biblioteca para tomar las mejores decisiones. El producto con peor anotación, y que fue cancelado, curiosamente fue reclamado por varios miembros de la facultad, a los que se pudo explicar los motivos de su cese. La tabla de evaluación también facilitó los acuerdos con los distribuidores, ya que permitió a la biblioteca detallar sus valores y comparar los productos de un distribuidor con otros disponibles en el mercado. Un uso secundario de los resultados fue identificar áreas de la colección que podría fortalecerse. Para incrementar el uso, se verificó que el producto estuviera disponible en varios sistemas bibliotecarios, incluyendo la base de datos A-Z, la base de conocimiento, la herramienta de descubrimiento y el servidor proxy, para asegurarse de que el contenido pudiera ser encontrado por los usuarios. También se pidió a los bibliotecarios que determinaran si los productos podían incluirse en sus guías temáticas y se realizaron esfuerzos generales de marketing. La tabla. de igual manera. sirvió para detectar desequilibrios en la colección, como una mayor presencia de productos de Humanidades que de Ciencias.

https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/01462679.2021.1958723