Archivar lo inmediato. Guía de respuesta rápida para la recolección documental

Raquel González Rodelgo

Archivamos : revista trimestral de actualidad de archivos y documentos, ISSN 1576-320X, vol. 2, 2025, pp. 27-29.

Los archivos deben responder con agilidad ante situaciones de emergencia o duelo colectivo para preservar la memoria social. Una respuesta rápida genera fondos documentales cuyo órgano productor suelen ser grupos sociales y cuya actividad, aunque no institucionalizada, puede ser de gran importancia. Este artículo se hace eco de una Guía publicada por los Archivos Nacionales de Reino Unido que propone criterios claros y herramientas prácticas para que las instituciones documentales conserven los rastros de lo efímero. El primer paso de los archiveros consiste en determinar el hecho o situación social, ubicar el lugar donde se está respondiendo e identificar quiénes lo están haciendo. A continuación, se debe evaluar la capacidad archivística (responsabilidad, medios materiales y humanos, consideraciones legales y éticas) teniendo muy en cuenta el bienestar de los archiveros y las sensibilidades involucradas. Así, el proceso de toma de decisiones debe dejarse por escrito, incluidos los criterios de selección, que deben apoyarse en el contexto de producción de los fondos documentales. La Guía se centra también en el proceso de conservación de materiales: cómo recolectarlos, transportarlos, su limpieza, reparación y almacenamiento. En cuanto a la gestión a largo plazo, se recomienda la posterior descripción, tratamiento y establecimiento de condiciones de acceso garantizando siempre la protección de datos. En conclusión, la Guía explica cómo una institución archivística puede documentar y recoger las emociones colectivas producidas por la sociedad civil.

Artículo a texto completo en la revista impresa con signatura SDB/5 de la Sección de Documentación Bibliotecaria (SDB/IB) de la BNE