Gestió documental a les grans multinacionals

María Lamas García

Lligall, ISSN 130-5398, n. 45, 2022, p. 15-29

La gestión documental en las grandes empresas multinacionales de ingeniería es una prioridad que cada día aumenta de modo considerable. Llevada a cabo por profesionales multidisciplinares, tanto del ámbito de la documentación como profesionales con perfiles informáticos o por personal de reprografía, la gestión documental mejora los procesos de manera sustancial, hace que la información esté disponible en la manera adecuada, reduciendo los costes y asegurando además la fiabilidad de dicha información. Es una disciplina que tiende cada vez más a la especialización, al manejo de gestores documentales más avanzados, a la digitalización profunda de los procesos de gestión, revisión y aprobación de la documentación. Una buena gestión documental nos ayuda en todas las fases de un proyecto, desde el inicio hasta las últimas fases de construcción y puesta en marcha. Los profesionales de la documentación, también conocidos como document controllers, participan en todas las etapas, adaptando las funciones según las necesidades de cada fase del proyecto. El conocimiento de las herramientas, de los procesos documentales y la formación continua son las mejores cualidades a tener en cuenta. El vertiginoso proceso de digitalización que vivimos a raíz de la pandemia de covid-19 hace que se revalorice nuestra profesión con perfiles diversos y varios campos de especialización, y que se vea cada día la necesidad de que la información esté disponible, adecuada y actualizada. Una buena gestión documental aporta valor a las empresas que la tienen bien implementada, aumenta su know-how y su eficacia. Asegurar la calidad de la documentación que maneja una gran empresa también es tarea compartida del departamento de documentación. Conocer los estándares básicos de calidad aplicables a cada proyecto y contar con el apoyo del departamento específico nos ayuda en esa tarea. El conocimiento de las normas internacionales (ISO, KKS, ET.) y su consulta nos ayudan a aportar valor a los proyectos y a la propia empresa, adecuando la codificación de documentos a la norma y haciéndola compatible con el resto de normas que deben seguirse, ya sean de la empresa, del cliente, de la planta industrial, etc.

Resumen elaborado por la propia publicación