Integrar la gestión de información en un Museo
Elisa García-Morales
Clip del SEDIC, ISSN 2659-2983, n.87, 2023, p. 12-17
La gestión y actividad de los museos se apoya en unos flujos de información constantes. Sin embargo, por la propia evolución y características de estas instituciones, la información tiende a estar muy compartimentada. Esto perjudica la eficiencia y el óptimo aprovechamiento de su conocimiento común. La autora usa su experiencia en el Museu Marìtim de Barcelona (MMB) para exponer algunas propuestas de gestión de instituciones culturales. Allí se ha conseguido unificar bajo un mismo modelo todos los ámbitos de la “gestión de la información” (el archivo, la documentación museística, la biblioteca, la gestión documental, la información económica y transaccional, la administración electrónica, las taxonomías y la gestión de contenidos. Además, se ha trabajado con metodología de gestión de proyectos, partiendo desde el diseño y la planificación estratégica hacia una implementación real en sucesivas fases. En el año 2010 Inforárea elaboró el Modelo Estratégico de Gestión de la Información del Museo (GIM) con los siguiente objetivos: integrar la gestión de los recursos de información; mejorar el sistema de gestión de la documentación activa; articular un modelo tecnológico que dé soporte a la gestión de los recursos de información; facilitar la adecuada preservación de los recursos de información; y documentar las políticas y decisiones adoptadas en materia de gestión de los recursos de información. El plan estratégico se acompañó de un plan de acción. Los mayores logros han sido: articulación del modelo como un conjunto de subsistemas agrupados y coordinados bajo unos mismos criterios; los mayores logros han sido: articulación del modelo como un conjunto de subsistemas agrupados y coordinados bajo unos mismos criterios; automatización de diversos procesos internos de trabajo en conexión con el entorno RIM; y avance en los aspectos de e-administración. El nexo de unión que hace posible la integración de los diversos recursos del Museu ha sido la definición en implementación de un esquema de metadatos común e interoperable y una taxonomía que estructura y permite controlar el conjunto de vocabularios empleados en los distintos ámbitos de trabajo. De igual modo, se consideró esencial avanzar en la digitalización de la ingente cantidad de documentos aún existentes en formato papel y analógico,