Jorge del Castillo Guevara, Deborah Torres Ponjuán

Investigación bibliotecológica, ISSN 0187-358X, Vol. 36, n. 91, 2022, p. 33-48

Mantener y preservar documentos archivísticos de calidad es hoy una preocupación para la comunidad archivística internacional. Una de las soluciones más aceptadas ha sido especificar requisitos en el campo de la gestión documental. Por lo anterior, se elaboró una propuesta metodológica para especificar requisitos de gestión documental aplicable en cualquier contexto organizacional, de manera rigurosa y didáctica. La ingeniería de requisitos se reconoce comúnmente como la etapa más crítica, compleja e importante en el desarrollo de software. Esta se orienta a la construcción de requisitos, que consiste en un conjunto estructurado de actividades que resultan en su documentación, como una declaración formal de los requisitos de un sistema. Existen varias experiencias en cuanto a la concepción del ciclo de vida de la ingeniería de requisitos: Estudio de viabilidad, no extenso y sin un alto costo sobre cómo las tecnologías que se utilizan satisfacen las necesidades de los usuarios; Elicitación y análisis de requisitos, orientada a explicitar el conocimiento que no se manifiesta de manera evidente sobre los problemas y dificultades del sistema para que puedan ser comprendidos por todo el personal involucrado; Negociación de requisitos, busca establecer un acuerdo sobre los requisitos entre las partes interesadas; Especificación/documentación de requisitos, uno o varios documentos donde se especifican los requisitos del sistema; Validación, una revisión del producto por parte de los ingenieros de requisitos, conjuntamente con los clientes y usuarios; Gestión, que se realiza durante toda la ingeniería de requisitos. La propuesta metodológica se basa en los principios siguientes: Enfoque de sistema, los procesos se interrelacionan unos con otros; Colaboración, intervienen todos los actores involucrados con el sistema de gestión documental; Iteración y continuidad, pueden realizarse de forma simultánea actividades que corresponden a diferentes procesos; Transparencia, las acciones que se realizan en cada proceso deben estar debidamente documentadas. La propuesta metodológica se conforma en cuatro procesos: Elicitación y análisis, se propone alcanzar un conocimiento exhaustivo del contexto organizacional; Documentación, documentar de manera formal y estructurada los requisitos; Negociación, se propone la solución de los conflictos que surjan de las partes interesadas; Validación, la verificación del logro de una elicitación exitosa. La aplicación exitosa de esta propuesta metodológica requiere el uso de métodos y técnicas de investigación: análisis de sistemas de gestión documental, etnografía de gestión documental, análisis de garantía literaria, diplomática-archivística contemporánea, observación, entrevistas y tormenta de ideas.

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