Antonia Heredia Herrera

Boletín ANABAD, ISSN 2444-0523, Vol. 71, n. 2, p. 110-129

Hasta ahora ni la información ni los datos eran prueba en un juicio, sí lo eran los documentos de archivo cuya actual apertura ha dado pie a estimar como tal a entidades documentales afines, como los correos electrónicos, en determinados casos. Hoy, el dato y la información van desplazando al documento de archivo. Hay un cambio importante con respecto a la autenticidad como característica documental indiscutible hasta ahora. El Archivo no da autenticidad, pero sí la garantiza. Repensar la Archivística tendría que ver con el paradigma de la Economía circular (EC) porque son los datos obtenidos de los documentos los que van a dar productividad, servicio y uso, a los documentos a partir de una información obtenida de los referidos datos, facilitada por los archiveros. La Archivística ha ganado funcionalidad y espacios de aplicación. Del simple reconocimiento de las funciones de recoger, conservar y servir, se ha pasado a la regulación de nueve procesos: captura, registro, clasificación, descripción, acceso, calificación (incluida la valoración), trazabilidad, conservación y eliminación. Hay que diferenciar entre archivo en minúscula para el conjunto de documentos y mayúscula para la institución/entidad. A continuación, la autora detalla una serie de características que debe poseer todo Archivo y que lo diferencian de un Centro de Documentación. Tampoco se deben confundir “documentos” y “datos”. El documento de archivo, analógico o electrónico, administrativo o histórico, puede ser una unidad documental simple o compuesta, testimonio y prueba de actos, de acciones o transacciones, producido por un agente productor en el ejercicio de funciones/actividades atribuidas o reconocidas. El documento electrónico tiene sus propias peculiaridades. Va a exigir especial cuidado por lo que afecta a mantener la autenticidad y permanencia de la información por largos periodos. A partir de 2020, con motivo de la pandemia, se produjo un desplazamiento del centro de interés del documento electrónico hacia la orientación al dato. El documento es un conjunto estructurado de atributos que dan ocasión a la información, mientras que el dato es una representación de cualquier atributo que por sí solo no es información, pero sí lo es agrupado con otros datos. Los datos abiertos tienden a mejorar la economía y su gestión facilita productos de valor añadido.