The impact of GDPR on the access to archives and the creation of finding aids   

Stefano Allegrezza

JLIS.it, ISSN 2038-1026, v. 14, n.3, 2023, p. 105-116

La cuestión de la capacidad de búsqueda en los archivos y de la producción de herramientas de investigación a la luz de las obligaciones introducidas por el RGPD es, sin duda, una de las más complejas de abordar para la disciplina archivística, ya que es necesario conciliar derechos opuestos, como el derecho a la información y a la investigación, por una parte, y el derecho a la confidencialidad y a la privacidad, por otra. La complejidad también se deriva del gran número de normativas que hay que tener en cuenta y que perfilan un marco regulador a veces desorganizado, con disposiciones legales no siempre armonizadas entre sí y, en ocasiones, incluso contradictorias. Además, en el entorno digital, los problemas de acceso se ven agravados por la cantidad, variedad y complejidad de los documentos electrónicos: en muchos casos, grandes masas de documentos no podrán comprobarse y verificarse manualmente antes de acceder a ellos, por lo que las garantías y los controles tendrán que automatizarse cada vez más, quizá recurriendo a aplicaciones basadas en técnicas de inteligencia artificial. La planificación de nuevos sistemas de gestión de documentos por parte de organismos públicos cuyos archivos vayan a transferirse en el futuro a los Archivos Estatales o a las secciones separadas de archivos también debe tener en cuenta la necesidad de cumplir con el RGPD desde la fase de diseño (privacy by design). A este respecto, es importante adoptar una actitud proactiva e implicar a las instituciones archivísticas en las primeras fases del diseño del sistema, para garantizar que, llegado el momento, los documentos puedan extraerse del sistema y depositarse en los Archivos de conformidad con el RGPD. En cualquier caso, no se puede obviar la necesidad de controlar escrupulosamente lo que se pretende publicar o describir – también recurriendo a técnicas adecuadas para anonimizar y aplicar pseudónimos en la producción de herramientas de investigación – con el objetivo de tratar de encontrar un equilibrio entre la tarea de favorecer el acceso a las fuentes y la obligación de respetar la dignidad de las personas y sus derechos fundamentales.

Traducción de las conclusiones de la propia publicación

https://doi.org/10.36253/jlis.it-554