Entre el 20 y el 25 de enero se ha desarrollado el recuento anual de fondos de la Bibblioteca. Más de 250 trabajadores han examinado un total 428.000 documentos en busca de errores de catalogación y problemas de conservación.

Los libros y manuscritos necesitan un cuidado específico: los tomos que contengan unos niveles de acidez elevados en el papel son aislados en las estanterías con unas cajas hechas a medida para frenar su deterioro; si alguien quiere consultar la información de estos ejemplares aislados se le entrega un microfilm. En el caso de que alguno de ellos no se encuentre en el lugar que debería, se extrae y se coloca una ficha donde se informa del error para su posterior corrección. Con las fotografías y el material gráfico la tarea es doble: no sólo se ha de proceder a su recuento sino que además se han de introducir en el catálogo.

Yolanda Ruiz, responsable del departamento de Adquisiciones e Incremento del Patrimonio de la BNE, es la coordinadora general del recuento.

“Este año continuamos con lo que no se hizo otros años, y hemos recontado unos 428 mil documentos de todo tipo, desde monografías antiguas y modernas, a fotografías, grabados, partituras, discos… Lo que se pretende no es solamente detectar obras mal colocadas, sino comprobar que todo lo que se recuenta está metido en el catálogo automático y que está bien catalogado. Normalmente, no falta nada, lo que nos encontramos son piezas mal colocadas. Y si se detecta una falta, ponemos un testigo, pero generalmente el libro aparece a los pocos días, porque no estaba bien colocado.” La coordinadora añade que “en el depósito general hemos acabado de recontar el fondo antiguo y también una parte de la colección de publicaciones periódicas (en total, 8.608 números)”.

¿Qué ocurre cuando se encuentran ejemplares en mal estado?

- Pues que procedemos a restaurarlos con los tratamientos oportunos, comenzando por los más urgentes. En este sentido, el recuento está muy bien porque se detectan necesidades de conservación.

Eva Molleja López es la jefa del Servicio de Gestión de Colecciones y Catálogos del departamento de Proceso, y coordina en esta ocasión el recuento de monografías del depósito general: “lo más destacable es que la mayoría de la signatura tres es de fondo antiguo y está catalogado, pero sin automatizar. Y, además, hemos aprovechado el recuento para aliviar las estanterías, porque nos falta espacio. Se han recolocado libros en otra ubicación menos saturada. Ha habido muy pocas incidencias de libros que falten, está todo muy controlado.”

Aun así, Eva reconoce que “el problema que tiene esta zona, que es de fondo antiguo, es que hay muchísimo polvo acumulado durante siglos. La gente traga mucho polvo, hay problemas de alergia, y la labor ha sido más trabajosa. Aparte de que algunos ejemplares necesitan un trato especial porque están bastante deteriorados. Y lo que hicimos fue meterlos en cajas para frenar ese deterioro. Los peor conservados se digitalizan, se introducen en cajas especiales y se les pone un punto rojo para indicar que no puede servirse al público. Se retiran de consulta.”

"De los ciento veinte mil volúmenes recontados en la planta en la que nos encontramos, a treinta y seis mil se les ha efectuado una limpieza por parte de una empresa especializada, que ha utilizada aspiradoras y gamuzas para limpiar libro por libro. Y se espera continuar este trabajo dentro de unos meses.”

Luis Crespo es conservador restaurador del departamento de Preservación y Conservación del área de Fondos: “en el recuento es curioso ver cómo ha ido evolucionando la encuadernación a través de la historia. Acabamos de encontrar un libro de 1805 que tiene una guarda hecha a mano con unos colores muy bonitos y en el que aparecen todos los premiados de la lotería de aquel año. Y también estamos viendo evoluciones muy curiosas de cosidos desde el medievo a la época moderna.”

El recuento del depósito del departamento de Bellas Artes y Cartografía ha contado con la supervisión de su directora, Ana Vicente, que nos indica que “hemos recontado diferentes materiales, obra gráfica, mapas… Hay ejemplares que necesitan una especial atención, como determinados dibujos o mapas de gran tamaño, que requieren una manipulación muy cuidadosa. Cada año intentamos dividir los equipos para recontar los diferentes tipos de materiales, y en este 2014 se ha utilizado un equipo en el recuento de dibujos, dos en el de grabados, otro en el de fotografía antigua, uno más en el de cartografía, y otro recuenta atlas antiguos hoja por hoja. Las faltas que se descubren son muy pocas, y al finalizar solemos descubrir dónde se encuentran esas piezas.”

José Carlos Gosálvez, responsable del departamento de Música y Audiovisuales coordinó el recuento en su sector: “hicimos varios recuentos simultáneos, el primero de la signatura M incompleto, en el que tenemos publicaciones periódicas y colecciones no completas, y que es la primera vez que se ha recontado. El segundo, de partituras, y el último, de registros sonoros. El recuento más complejo es el de sonido. Los audiovisuales los tenemos recontados ya de años anteriores, y no tienen tanto movimiento.”

Se han supervisado también los archivos personales, que han sido, generalmente, donados a la BNE o adquiridos a coleccionistas. Suelen estar compuestos por un fondo muy heterogéneo, con discos, partituras, documentación personal… Considero que el recuento es una tarea muy importante porque nos hace, primero, reordenar los fondos y localizar algunos documentos que estaban perdidos o mal colocados. Hemos encontrado algunas obras sin catalogar, que estaban dentro de cajas ya catalogadas. En esta ocasión, se han descubierto algunas faltas que se remontan a los años sesenta. Pero, en general, el recuento es para nuestro departamento una operación muy útil porque nos permite conocer mejor nuestras colecciones”.