J. Michael DeMars, Ann Roll & Kevin Phillips

Collection Management, ISSN 1879-095X, Vol. 44, n. 4, 2018, p. 21-34

En 2012 varios campus de la California State University (CSU) formaron un grupo de estudio sobre el futuro de las bibliotecas académicas. Entre otras tareas se ocuparon de revisionar el desarrollo de las colecciones y examinar problemas relacionados con la falta de espacio. La Pollak Library, perteneciente a la CSU, tenía que enfrentarse a cuestiones como duplicados y libros desfasados que ocupaban el espacio que necesitaban libros más modernos. El informe final del grupo de trabajo recomendaba priorizar los espacios para el estudio y para proyectos colaborativos a costa de reducir las colecciones físicas.

Para lograr este objetivo se proponía sustituir los libros impresos por versiones electrónicas y efectuar expurgos a gran escala. Al iniciar el proceso en la Pollak Library, la eliminación de revistas poco consultadas y materiales audiovisuales en formatos anticuados no levantó ninguna oposición. No pasó lo mismo con las monografías. La biblioteca decidió ser transparente en el proceso. Para ello se creó una herramienta que permitía los miembros de las facultades dar su opinión título por título en los ítems seleccionados para el expurgo. Fue muy utilizada y permitió conocer las prioridades de los diferentes departamentos. La Pollak Library utilizó tanto un enfoque cualitativo como cuantitativo. El primer paso fue un análisis meticuloso de la colección impresa. Los datos mostraron la fecha de adquisición, el número de préstamos y la última fecha de circulación. Se comprobó que gran parte de la colección estaba desfasada y que no había circulado desde hacía tiempo. También se supo que solo el 10% de los libros eran ejemplares únicos no disponibles en otras bibliotecas de la CSU. Después se asignó una signatura a cada bibliotecario especialista en esa materia para que seleccionara una lista de candidatos al expurgo usando los datos obtenidos previamente como guía. La lista completa fue de 98.830 títulos. Esta selección se subió a internet para que los miembros de la universidad pudieran dar su opinión. Primero solo se presentó una muestra de 1.744 títulos, de los que 1.721 se marcaron como no expurgables. Se decidió hacer más difícil la posibilidad de marcar los libros para su conservación obligando a explicar el motivo y se subió toda la lista en tres tandas. Con los cambios, en la primera tanda se seleccionó un 7% de los libros para su retención (y muchas de las justificaciones eran un “copia y pega”). En la segunda ronda el porcentaje de retención fue del 4% y en la tercera del 2%. La explicación a este descenso se debió probablemente al cansancio. Finalmente se expurgaron 95.074 libros, dejando libres 2.400 metros de estanterías. Los libros se vendieron y con los beneficios se modernizó la colección. El espacio liberado se usó para crear zonas de estudio y añadir libros actuales. La colaboración y transparencia también resultaron positivas y se decidió hacer del expurgo un proceso rutinario.

Resumen elaborado por Antonio Rodríguez Vela