Fixing yesterday’s solutions: data cleanup in Serials Solutions 360 Core

Christine McEvilly 

The Serials Librarian, ISSN 1541-1095, Vol. 75, n. 1-4, 2019, p. 51-68

La gestión de publicaciones seriadas electrónicas es una parte vital de las bibliotecas académicas modernas. En 2014, el College of Staten Island (CSI) se enfrentó a un serio problema de acceso a las publicaciones periódicas. Un número de títulos suscritos no estaba accesible de manera temporal desde las interfaces de la biblioteca. Para resolver el problema rápidamente, un grupo de unos 5000 registros personalizados se copiaron (usando Microsoft Excel) a Serials Solutions 360 Core, el sistema de gestión de seriadas del CSI.

Esta solución dio acceso a los títulos actuales y a los retrospectivos (de propiedad perpetua) pero introdujo significativos problemas nuevos: inclusión de registros duplicados, registros con fechas no válidas al final del calendario anual, documentos antiguos difíciles de identificar o editar, y un conjunto de inmanejables registros de grandes paquetes de suscripción. Este artículo describirá cómo y por qué los registros personalizados causaron estos problemas y presenta el proyecto para abordarlos. El proyecto (en curso) fue creado para solucionar los problemas mientras se mantiene el acceso a todos los títulos vigentes y antiguos durante el proceso. Se requirió una variedad de técnicas. Los registros de la base de conocimiento del proveedor fueron examinados, activados (o desactivados) y descargados. La herramienta Overlap Analysis de 360 Core se utilizó para concordar la base de datos y los registros personalizados locales. Los asientos personalizados se manipularon en Excel para examinarlos, editarlos y para realizar grupos de eliminación. Se usaron fórmulas de Excel para comparar los registros personalizados con la base de datos del proveedor y los resultados de Overlap Analysis. Finalmente, se realizó un amplio manual de trabajo para borrar registros, probar enlaces de acceso y encontrar discordancias. Estas técnicas fueron exitosas. El proyecto también obtuvo otras mejoras de acceso inesperadas. Otras bibliotecas pueden aplicar estas técnicas y estrategias para cualquier limpieza de datos. Aunque la tecnología de gestión de revistas cambia rápidamente, las bibliotecas todavía necesitarán ser capaces de trabajar y manipular los datos para proporcionar acceso, comprender y gestionar sus colecciones y auditar los datos propensos a errores de los proveedores.

Traducción del resumen de la propia publicación