Managing a Mass Collections Review from Assessment to Deselection

David Burke & Megan Kilb

The Serials Librarian, ISSN 1541-1095, Vol. 76, n. 1-4, 2019, p. 123-129

En enero de 2017 la biblioteca de la Villanova University inició un proceso de revisión para ajustarse a la renovación del edificio donde se aloja, que hacía necesaria una reducción de la colección. Usando GreenGlass, un producto de la OCLC, se marcó como objetivo reducir un 20% la colección impresa. En marzo se envió el primer lote con unos 600.000 registros, la mayoría de los cuales eran impresos, y cerca de un tercio con contenido electrónico, lo que permitió analizar el solapamiento entre sus fondos electrónicos y la colección impresa.

Ese verano se crearon dos grupos de trabajo: el de revisión de la colección y el de análisis de datos. El primero se encargó de supervisar el proceso asociado con la revisión de la colección y hacer los ajustes necesarios. El grupo de análisis de datos se ocupó de establecer las mejores prácticas para usar GreenGlass para identificar los datos más útiles para la toma de decisiones. En octubre se hizo la primera lista de ítems seleccionados para el expurgo. Se incluyó un formulario en línea que permitía a los profesores seleccionar libros que querían que permanecieran en la colección. Los grupos de trabajo recopilaron nuevas listas de candidatos al expurgo que subieron a la web en un proceso continuado. El grupo de revisión de la colección estableció los criterios básicos para identificar libros para el expurgo: que hubieran sido comprados antes de 2006; que estuvieran disponibles en otras bibliotecas; y que no hubieran circulado en los últimos 10 años. GreenGlass proporcionó algunos informes que fueron útiles para la toma de decisiones. Por ejemplo, identificó registros sin números OCLC, lo que indicaba que fueron publicados en los años 60 y 70, lo que los hacía candidatos para el expurgo. GreenGlass también proporcionó visualizaciones que permitían a los grupos de trabajo comprender mejor qué parte de los registros nunca se habían prestado, el número de títulos impresos que también estaban disponibles en versión electrónica y cuantos registros también estaban accesibles a texto completo a través de HathiTrust. Los informes brutos que generaba GreenGlass para acompañar estas visualizaciones se realizaban en archivos de Excel. Los bibliotecarios especializados en cada materia editaban sus informes antes de pasárselos a los miembros de la facultad. Los bibliotecarios elegían qué libros quedarse basándose en su experiencia. El mecanismo primario para obtener la opinión de los profesores fue un formulario en línea. La utilización de GreenGlass también conllevó algunos problemas para el expurgo individualizado, al ofrecer información confusa sobre la compra de libros y los préstamos realizados (por ejemplo, no contaba los préstamos internos), pero demostró ser una herramienta muy efectiva para el expurgo masivo. Los profesores sugirieron la utilización datos adicionales en futuros análisis, que incluyeran el número de citas e información de las editoriales para cada título. La biblioteca espera profundizar en su trabajo con los miembros de la facultad para educarlos en los costes del mantenimiento de la colección impresa. El objetivo es que consideren si es necesario el acceso físico a materiales con escasa circulación y ponderar el verdadero valor de los viejos volúmenes en el campo de la investigación y la enseñanza.

https://tandfonline.com/doi/full/10.1080/0361526X.2019.1540271

Resumen elaborado por Antonio Rodríguez Vela