Improving the Licensing Workflow at a Major Research University Library

Alice L. Daugherty

Technical Services Quarterly, ISSN 1555-3337, Vol. 37, n. 3, 2020, p. 239-255

Se describe el proceso que se llevó a cabo en The University of Alabama Libraries, para introducir una serie de cambios con el fin de mejorar los flujos de trabajo en el complejo procedimiento de negociación y firma de licencias de acceso a recursos electrónicos de información. En el momento de negociar las licencias de este tipo de recursos es importante distinguir entre el proceso de negociación de los elementos comerciales, como los términos económicos o las fechas de servicio, y el de las condiciones del contenido de la licencia. En la mayoría de las bibliotecas universitarias, estos dos aspectos suelen analizarse por departamentos distintos, sin embargo,

en algunas instituciones, este proceso de negociación del costo y del contenido puede darse en conjunto. A fin de mejorar el proceso general de concesión de licencias en las bibliotecas de la University of Alabama, se introdujeron tres cambios fundamentales. En primer lugar, se creó una lista de verificación de licencias que incluía la terminología más habitual que presentan algunas de las cláusulas específicas de los contratos. Es importante revisar clausulas en las que siguen insistiendo algunos proveedores en el sentido de no permitir el envío de documentos en préstamo interbibliotecario mas que en formato impreso o por fax. En segundo lugar, todos los documentos y contratos relacionados con cada proyecto, incluidos borradores y los documentos firmados, se trasladaron a una unidad compartida en un servicio de almacenamiento en la nube, junto a esquema detallado de gestión de archivos y denominaciones. En tercer lugar, todo el flujo se trasladó a Asana, un servicio de gestión de proyectos basado en la web útil para albergar todo el flujo de trabajo relacionado con el ciclo de vida de los recursos electrónicos. Como conclusión se destaca que la decisión de estudiar el flujo de trabajo de la concesión de licencias y de aplicar cambios en el procedimiento han beneficiado en gran medida a las bibliotecas universitarias.

Resumen elaborado por María Osuna González