Corporate bodies: access points and authority control

Ben Abrahamse

Cataloging & classification quarterly, ISSN 1544-4554, Vol. 59, n. 2-3, 2021, p. 242-259

El concepto de autoridad es central para la organización de las colecciones bibliotecarias. Las bibliotecas no solo recogen documentes creados por individuos. Una entidad corporativa puede ser cualquier organización que crea una obra o que está significativamente relacionada con la creación de una obra. Esta categoría es muy amplia e incluye entidades sorprendentes como barcos, conferencias o expediciones. Los catalogadores se han basado en el uso de puntos de acceso de acceso y en el control de autoridad para establecer de manera fija el nombre de una entidad corporativa, identificador único que conecta con el índice alfabético de autoridades del catálogo.

Este enlace único, llamado punto de acceso autorizado, puede añadirse al registro de autoridad para obras asociadas con la organización. Actualmente los puntos de acceso autorizados sirven para que los usuarios puedan encontrar las obras a través de una búsqueda por palabras clave, pero se diseñaron para los índices alfabéticos, y quizá se ajustan mejor a esta finalidad. Los puntos de acceso de autoridad de entidades corporativos se suelen reforzar por un conjunto separado de metadatos estructurados llamados ficheros de autoridad. Cada registro en el fichero se relaciona con varios nombres de una organización particular, señalando el nombre que es más reconocible por el usuario medio. Es muy importante que los nombres que no son identificados por el catalogador como preferentes puedan ser usado para crear puntos de acceso alternativos. Las organizaciones normalmente tienen más nombres que los individuos. A menudo tienen una forma oficial distinta de una forma más corta o reconocible. El primer paso para identificar el nombre preferente es reunir fuentes bibliográficas relevantes de las que se saca el nombre. RDA incluye instrucciones para adjudicar nombres en el caso de que haya múltiples variantes, como cuando hay diferentes formas de deletrear el nombre o se utilizan diferentes idiomas. Quizá la mayor complejidad en el proceso de gestión de puntos de acceso está en el hecho de que, a diferencia de los individuos, las entidades corporativas a menudo tienen relaciones jerárquicas con otras entidades. Los gobiernos tienen ministerios, las instituciones académicas departamentos, etc. Para gestionar esta complejidad, los puntos de acceso tienen una relación subordinada. Otra clave en las entidades corporativas es que sus nombres, al igual que sus formas y funciones, cambian con el tiempo. Cuando esto sucede, el catalogador crea un nuevo registro para el nuevo nombre y registra una relación específica entre el “predecesor” y el “sucesor”. La implementación de las instrucciones de RDA para autoridades permite a los catalogadores registras una información más rica y representativa acerca de las entidades corporativas.

https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/01639374.2020.1854914

Resumen elaborado por Antonio Rodríguez Vela