Hierarchies, humanities, and human resources: migrating archival collections in times of austerity

Christine McEvilly & Augustine David Nocera

Journal of library metadata, ISSN 1937-5034, Vol. 21, n. 1-2, 2021, p. 1-25

Este artículo trata sobre un proyecto de migración de unos fondos con diferentes formatos de metadatos y sistemas de gestión a una nueva plataforma consolidada, ArchivesSpace. En 2018 los Archivos y Colecciones Especiales de la biblioteca del College of Staten Island (CSI) iniciaron un proyecto para reemplazar sistemas desfasados para incrementar la consistencia en la creación de metadatos y proporcionar acceso web a los usuarios.

Los datos descriptivos a nivel básico se incluyeron en una base de datos plana con imágenes digitalizadas seleccionadas. La mayoría de los datos a nivel de colecciones y series se encontraban en documentos narrativos con mínimos metadatos, generalmente en formatos PDF y HTML. El proyecto de migración no solo proporciona un ejemplo útil y práctico que puede ayudar a otras instituciones en situaciones similares, sino que también plantea cuestiones generales en archivos: el papel de la automatización y el trabajo manual en la creación/migración de datos; la definición de tareas profesionales; la eficacia frente al trabajo administrativo; las dificultades en la creación y gestión de metadatos normalizados en un ambiente marcado por la austeridad; y la importancia de la preservación de datos descriptivos enriquecidos para el futuro de las bibliotecas y la investigación. El equipo encargado del proyecto primero tuvo que hacer frente a las dificultades de la automatización cuando intentaron utilizar un macro código de Excel. Finalmente, se decidió usar fórmulas básicas de Excel confiando en el trabajo de un archivero experimentado. Las capacidades técnicas de ArchivesSpace (AS) fueron de mucha utilidad para el Proyecto.  AS es un software de código abierto desarrollado por la comunidad archivística para gestión los datos de la colección (descriptivos, técnicos, de conservación, control de materias, etc.) y para la publicación de esa información en la web. El plug-in Harvard CSV añada funcionalidad a AS proporcionando una interfaz a través de la cual los usuarios pueden descargar registros del archivo y objetos digitales desde tablas de Excel. Otra prioridad del sistema era la posibilidad de extraer datos de diversas maneras: para futuras migraciones, para recolectar objetos digitales y para investigadores. Los registros en INMAGIC, como PDF, documentos de Word, archivos en DreamWeaver HTML, no se crearon con un plan de migración futura definido, pero AS sí que permite una amplia reutilización. La interfaz de AS permite tanto la búsqueda por palabra clave como la booleana, con algunas limitaciones. Es sensible a la calidad y la cantidad de los encabezamientos de materia. Desgraciadamente, persisten algunos problemas con los datos originales, lo que obliga a la reclasificación, ya que la gestión de materias es vital para el descubrimiento actual y futuro. El principal objetivo en estos momentos es una búsqueda simple por materia, para lo que se está estudiando la creación de un sistema que permita la integración de tecnologías de la web semántica, incluyendo Resource Description Framework (RDF).

https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/19386389.2021.1940064