Creating a Community Cloud: Leveraging open-source software for the Mennonite Archival Information Database

Conrad Stoesz, Jason Hildebrand, Greg Back

Archivaria, ISSN 1923-6409, vol. 98, 2024, pp. 42-67

Se presenta un estudio de caso sobre la creación y desarrollo colaborativo de la Mennonite Archival Information Database (MAID), esfuerzo colectivo entre un consorcio de archivos menonitas en América del Norte. El proyecto, tiene como objetivo preservar y facilitar el acceso a los fondos documentales de diversas comunidades menonitas (grupo religioso cristiano de las iglesias anabaptistas, asentadas mayormente en Canadá y Estados Unidos, caracterizados por ser pacifistas, llevar una vida sencilla propia de otra época, ser autosuficientes, y extremadamente religiosos). Esta iniciativa promueve la cooperación interinstitucional y la interoperabilidad de los archivos y responde a los retos que enfrentan los archivos comunitarios pequeños para sostener infraestructuras digitales, especialmente por los altos costes de desarrollo, implementación y migración desde sistemas propietarios. El consorcio estaba compuesto por archivos de Canadá y Estados Unidos y adoptó la base de datos de código abierto, Access to Memory (AtoM), como plataforma común para la descripción archivística, aprovechando su arquitectura modular y su cumplimiento con estándares internacionales como ISAD(G) y EAD. La implementación de AtoM permitió a las instituciones participantes mejorar la visibilidad de sus colecciones, optimizar los procesos de descripción y facilitar el acceso remoto a los usuarios. La base de datos MAID se lanzó en 2015 con seis archivos. La gobernanza se estructuró en torno a un comité de gestión y una escala de costes diferenciada según la capacidad de cada archivo (voluntarios o profesionales). El modelo favoreció la expansión internacional del consorcio que en 2022 ya incluía 15 archivos y más de 266.000 registros descriptivos, promoviendo la estandarización en la descripción y generando dinámicas de formación y mejora continua. También fomentó el uso de los fondos, especialmente las fotografías, por parte de investigadores, museos y medios de comunicación. En definitiva, el artículo destaca los desafíos técnicos y organizativos enfrentados durante el proceso de implementación, la necesidad de capacitación del personal, la adaptación de los metadatos existentes al nuevo sistema y la gestión de la diversidad lingüística y cultural de las comunidades menonitas, además de la importancia de la sostenibilidad del proyecto a largo plazo.

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