Antonia Heredia Herrera

Boletín ANABAD, ISSN 2444-0523, Vol. 71, n. 1, p. 154-164

La gestión de documentos nace con la creación del documento de archivo. La denominación de tratamiento documental/archivístico conlleva funciones que incluyen recoger, conservar, catalogar y servir en el espacio de los Archivos históricos, que luego se ampliaran a los administrativos. A partir de 1947 empieza a hablarse de “gestión de documentos” como traducción de “records management”. La difusión de la obra de Theodore Shellenberg en 1958 supondrá la renovación total de la Archivística aumentando funciones, conceptos, actualizando terminología. De la catalogación pasamos a la descripción archivística, los atributos con el tipo documental a la cabeza se multiplican, el principio de procedencia se refuerza, sin dejar de admitir el del ciclo vital. La valoración se convertirá en la primera función corresponsable. La difusión y aplicación de las cuatro Normas Internacionales de descripción archivística a partir de 1992 fueron otro hito en el marco de la normalización y en el desarrollo de la gestión documental. Se precisaron los elementos de descripción para la descripción archivística y se fueron acotando y regulando los procesos de cada una de las funciones archivísticas reconocidas: identificación, clasificación, valoración, descripción, acceso, difusión y servicio. Desde que el documento existe ha seguido un doble recorrido: uno de producción/tramitación y otro de mantenimiento, conservación y servicio. En el primero de los recorridos priman las reglas o procesos administrativos aplicados por los gestores administrativos conocedores del Derecho administrativo. El segundo recorrido se ocupa del servicio general ofrecido tras facilitar el conocimiento de los documentos y las respuestas al uso particular demandado por cualquier ciudadano. La ISO 15489 se ocupa de la transformación digital y de garantizar la transparencia. La nueva gestión de documentos se limita a los documentos electrónicos, centrándose en la información y los datos. Para los documentos en soporte papel ha de existir otra gestión de documentos que corresponderá a los archiveros. En 2012 con la NTIDE (Norma técnica de interoperabilidad de documentos electrónicos) se precisaron los nueve procesos a aplicar en España en el modelo de política de gestión de documentos electrónicos: captura, registro, clasificación, descripción con asignación de metadatos, acceso, calificación, trazabilidad y destrucción. Este sistema se reforzó en 2019 con una guía de aplicación oficial. Existen algunos cambios entre la gestión de documentos y la política de gestión de documentos electrónicos, entre los que se encuentran: la gestión de documentos electrónicos exige un modelo de gestión de documentos electrónicos como guía; la denominación pasa de gestión de documentos a política de gestión de documentos electrónicos; el objeto ha pasado de documento de archivo a documento electrónico; los atributos han pasado a metadatos. La modernidad de la Archivística tiene que plantearse desde una evolución natural, consistente y acelerada, acorde con los cambios originados por los derivados de la aplicación de las nuevas tecnologías y con los cambios sociales.