From stacks to screens: improving access to theses and dissertations with digitization and automation

Elaine Walker

Technical services quarterly, ISSN 1555-3337, Vol. 40, n. 3, 2023, p. 176-201

Los repositorios institucionales son unas valiosas plataformas que facilitan el acceso a la producción investigadora de una institución. Las tesis y tesinas se preservan en las instituciones de educación superior, y son materiales prioritarios en la construcción de un repositorio institucional. El propósito de este caso práctico es compartir los flujos de trabajo reproducibles para la digitalización, enriquecidos con la automatización, que pueden adoptarse por otras instituciones que quieren aumentar la accesibilidad y posibilidad de descubrimiento de sus propias investigaciones.  La biblioteca de la University of Alabama llevó a cabo este proceso en 2022 sobre unos fondos de aproximadamente 14.000 volúmenes catalogados que esperaban digitalización. Los bibliotecarios de RDA visitaron el fondo para conocer la digitalización y el procedimiento ya existentes. Se debatieron conjuntamente con los administradores preocupaciones sobre permisos y privacidad antes del cambio de formato y signaturas. Se decidió que el flujo de trabajo pasara por la petición del permiso de los autores para subir las versiones digitalizadas. Se compraron dos escáneres CZUR ET18 Pro para la digitalización basándose en el precio, las prestaciones del software, las especificaciones técnicas y las reseñas del producto. El bibliotecario de comunicaciones académicas calculó que el tiempo de escaneo aproximado para un volumen de entre 250 y 280 páginas era de 20 minutos, a los que habría que añadir otros 15 minutos para el recorte y la edición, y en base a ello se estableció un cronograma, teniendo en cuenta que habría dos personas encargadas del escaneo. Al completar la edición, los archivos se exportaban a un PDF con OCR, lo que permite la búsqueda dentro del propio documento. El PDF se titulaba igual que su identificación bibliográfica. La preparación de la digitalización de los documentos para cargas masivas al repositorio institucional requirió la ayuda del bibliotecario de metadatos y del bibliotecario de sistemas. Se modificó un proceso previo utilizado para la carga masiva de tesis y tesinas electrónicas depositadas. Una vez concluido el proceso, las visitas a la colección prácticamente se duplicaron. Pese a ello, hay que tener en cuenta varias limitaciones, en especial debido a la falta de personal y tiempo. Todavía hay unos 9.800 registros de tesis y tesinas en circulación. La próxima fase del proyecto de digitalización requerirá la limpieza de estos datos para excluir duplicados, los volúmenes disponibles en otras facultades y las tesis y tesinas que no pertenecen a la institución, para después iniciar la digitalización y desarrollar un plan a largo plazo para la preservación física.

https://doi.org/10.1080/07317131.2023.2226433