Evaluar las suscripciones a recursos electrónicos : ahorrar costes con CloudSource+

Evaluating E-Resources Subscriptions: Creating CostSavings with CloudSource+

Cathy Austin

Technical Services Quarterly, ISSN-e 1555-3337, 2024, pp. 1-13

Se estudia la evaluación de las suscripciones a recursos electrónicos en el ámbito de las bibliotecas universitarias, en el contexto presupuestario y de crecimiento incontrolado de los documentos digitales y bajo la necesidad de tomar decisiones informadas sobre qué recursos renovar o cancelar. El trabajo se enmarca en la gestión de colecciones electrónicas de la Missisippi State University Libraries (USA) y plantea cómo una evaluación más rigurosa puede generar ahorro de costes sin sacrificar el acceso a los usuarios. Para ello, se utiliza la plataforma de descubrimiento y análisis denominada CloudSource+, que facilita información sobre el uso de contenidos y la presencia de materiales de acceso abierto frente a contenidos de pago. La descripción del proceso sugiere una combinación de recopilación de datos de uso, análisis de métricas relevantes (por ejemplo, frecuencia de acceso, coste por uso) y la construcción de un cuadro de evaluación que pondera distintos parámetros para valorar cada recurso. Los resultados muestran que la aplicación de este proceso permite identificar suscripciones con bajo rendimiento o con costos desproporcionados respecto a su uso. Esto ayuda a las bibliotecas a recortar gastos innecesarios, redirigir fondos hacia recursos más valorados por la comunidad académica y, en general, a justificar decisiones ante la dirección de la institución. Además, el uso de una herramienta facilita la transparencia y la coherencia en las decisiones de renovación. Se concluye que contar con un marco estructurado de evaluación es esencial para una gestión responsable de colecciones electrónicas en entornos académicos. Se recalca que las bibliotecas deben adoptar procesos basados en métricas claras y en la participación de expertos para equilibrar las necesidades de acceso con la sostenibilidad financiera, ofreciendo transparencia, datos sólidos para así justificar toma de decisiones ante la administración y promueve a la adaptación de este a otras instituciones que enfrentan desafíos similares en la gestión de recursos electrónicos.

https://doi.org/10.1080/07317131.2024.2352981