Durante el proceso de indización:
- Los indizadores pueden detectar la necesidad de un nuevo encabezamiento de materia que defina de forma más adecuada el contenido del documento que los existentes.
- Si se requiere un encabezamiento que no se encuentra aún establecido en el fichero de autoridades de materias, ni se puede construir utilizando encabezamientos y subdivisiones de uso libre ya existentes, entonces el indizador puede realizar una propuesta de un nuevo encabezamiento de materia cuando el número de documentos en la colección así lo aconseje.
- Si en la colección no existen documentos suficientes para la creación de un nuevo encabezamiento de materia, pero se requiere un encabezamiento de materia más específico para un documento cuyo título no refleja su contenido, y su recuperación posterior resultara imposible, se puede asignar dicho encabezamiento de materia nuevo. Éste quedará como encabezamiento provisional hasta que se tengan registros bibliográficos suficientes, añadiéndole las fuentes consultadas.
- En la clasificación de una obra sobre una materia que parece ser nueva, pero que se determina que no es todavía suficientemente específica o identificable, se deben asignar encabezamientos de materia ya existentes que representen el tema(s) de la obra con la mayor precisión. En el caso de disciplinas emergentes o materias nuevas, a menudo no es fácil encontrar un consenso entre los expertos sobre el término más apropiado para representar el o los conceptos. En general se debe preferir el uso más actual de un concepto.
- Si más adelante se determina que otro término diferente se ha establecido firmemente para el mismo concepto, es posible cambiarlo a la forma más apropiada mediante una propuesta de cambio.
Durante procesos de revisión sistemática de registros de autoridad por áreas temáticas:
Sistemáticamente se realizan revisiones por áreas temáticas para comprobar la pertinencia y la coherencia de los registros de autoridad, lo que lleva a la creación de numerosos registros de autoridad que garantizan el adecuado desarrollo del lenguaje de indización.
Durante el proceso de creación de un registro de autoridad de materia:
Se puede detectar la necesidad de creación de otros registros de autoridad de materia relacionados con aquel, para los que existen suficientes registros bibliográficos.
La política de la Biblioteca Nacional de España en cuanto a directrices y normas internas que guían el trabajo de indización y clasificación pueden consultarse en el Manual de indización de encabezamientos de materia
