CatDoc HackDoc: Tools and Processes for Managing Documentation Lifecycle, Workflows, and Accesibility

Kristi Bergland, Kalan Knudson Davis & Stacie Traill

Cataloging & Classification Quarterly, ISSN 1544-4554, Vol. 57, n. 7-8, 2019, p. 463-495

La documentación de políticas locales, organización del trabajo y procedimientos es una actividad importante para las unidades de catalogación y metadatos de las bibliotecas, sin importar su tamaño. Una documentación fiel y actualizada facilita el aprendizaje de los trabajadores, sirve como registro de la memoria institucional, anima a la consistencia, y simplifica y mejora la fiabilidad del análisis de los proyectos basados en datos de catalogación. Sin embargo, crear y mantener la documentación es una tarea enorme que a menudo no tiene una alta prioridad en el trabajo diario, especialmente cuando los trabajadores ya se sienten sobrepasados, y puede ser difícil justificar la necesidad de un trabajo de documentación a administradores que se centran en la producción.

Cuando la atención gira hacia la creación de documentación, a menudo se ve como un proyecto esporádico, más que como un proceso en continua revisión y refinamiento. Probablemente el motivo más convincente para priorizar la documentación es asegurar que se trata de una herramienta confiable para que los trabajadores de la biblioteca aprendan nuevos conceptos y tareas, a la vez que repasen los antiguos. Otra función vital de la documentación es animar a la consistencia en la práctica. Cualquiera que sea el motivo que lleve a priorizar la documentación, es importante pensar que es un proceso en marcha, más que uno con un objetivo final claramente definido. A principios de 2018, el departamento de Gestión de datos y Acceso de la biblioteca de la University of Minnesota afrontó la aparentemente inasumible tarea de poner al día, organizar y mantener el amplio corpus local de documentación de catalogación. Entre los muchos desafíos se encontraban la reorganización interna de la biblioteca, la redistribución de un pequeño equipo de catalogación, la adopción de Google Suite, de una nueva plataforma de servicios bibliotecarios, y la implementación de RDA, todo lo cual había dejado la documentación desorganizada, dispersa entre múltiples sistemas de almacenaje y formatos de documentos, a menudo con contenido desfasado u obsoleto. El departamento necesitaba encontrar una manera eficiente de volver al punto de partida de la documentación. Después de completar un inventario y evaluar el estado del catálogo local y de la documentación de los metadatos, se decidió probar un modelo colaborativo, lo que dio lugar al CatDoc HackDoc. Este proyecto tenía varios objetivos ambiciosos: actualizar muchos documentos en un breve periodo de tiempo, aplicar las buenas prácticas de accesibilidad a toda la documentación, e integrar al equipo en un proceso de creación y mantenimiento de documentación al que no estaban acostumbrados. Con CatDoc HackDoc se lograron todos estos objetivos, y también ayudó a determinar una nueva manera de estructurar la documentación que se iba produciendo. La bibliografía sobre la materia enfatiza que la documentación es mejor cuando se crea de manera colaborativa, con el compromiso de los trabajadores. El trabajo de documentación nunca se acaba, pero se puede compartir. CatDoc HackDoc es un modelo adaptable que facilita una documentación mejor, más accesible y actualizada.

https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/01639374.2019.1680470

Resumen elaborado por Antonio Rodríguez Vela