Definición
Según los Principios Internacionales de Catalogación es "una organización o grupo de personas y/o organizaciones que se identifica por un nombre específico y que actúa, o puede actuar, como una unidad" [Fuente: modificado de FRAD, FRBR].
Según las Reglas de Catalogación, se consideran entidades los entes colectivos, es decir, las organizaciones, instituciones, empresas, gobiernos y sus organismos dependientes, planes y programas, iglesias, asambleas, etc., aunque sean de carácter temporal, con tal que tengan un nombre por el que sean formalmente identificados.
Consideración o no como entidad corporativa
A efectos catalográficos y, atendiendo a las definiciones anteriores, deben hacerse varias aclaraciones sobre determinados entes que quedan excluidos del ámbito de definición de entidad:
- Los grupos de personas relacionados entre sí tienen consideración de entidad en tanto tengan un nombre que los identifique (equipos de investigación, grupos artísticos, musicales,…) No serán considerados entidades si se refieren a ellos con una denominación genérica:
Ejemplo:
“un grupo de profesores”.
- Los planes y programas serán entidades si se constituyen oficialmente como tales y tienen personal y recursos propios.
- No se consideran entidades nombres de edificios, instalaciones, espacios de exposiciones, lugares geográficos, etc., en tanto no tengan personal de gestión y recursos propios.
Iglesia de Santa María la Mayor (Cuenca).
Lonja de Valencia.
Palacio de Cristal (Madrid).
Estos lugares físicos podrán crearse, no obstante, como entidades, para su uso como acceso de materia, pero no pueden ser considerados creadores a la hora de realizar accesos, principales o secundarios, de responsabilidad intelectual o artística.
- Los cuerpos y escalas de la administración no son entidades, aunque igualmente, pueden ser usados como tales para accesos de materias.
- No son entidades nombres de colecciones, legados y donaciones, archivos personales, etc., a no ser que estén constituidos legalmente como empresas o entidades con dicho nombre.
La Colección García-Figueras de la Biblioteca Nacional no es una entidad.
Colección Arte Contemporáneo (Asociación)
Fuente: Arte en España, 1918-1994, en la Colección Arte Contemporáneo, 1995 p. 13(en jul. de 1987 una decena de empresarios ... constituimos ante notario una asociación sin ánimo de lucro que diera sustento legal a la actual Colección Arte Contemporáneo).
No son entidades fondos, becas, programas de ayudas, etc., a no ser que estén constituidos legalmente con dicho nombre.
- No pueden aceptarse como entidades plurales que engloben varias entidades de la misma clase:
Ejemplo:
Escuelas Técnicas de Ingenieros de Caminos de Andalucía.
Sí se consideran entidades redes de instituciones, foros, etc.., aunque solo existan virtualmente, con tal que tengan un nombre formal que las identifique y que actúen conjuntamente como ente corporativo.
Ejemplo:
Red Europea de Investigación en Educación Familiar.
Modificación de registros
Los registros de autoridad pueden y deben ser revisados o modificados si se observa que en sus publicaciones oficiales más recientes se observa una modificación en la forma en la que se da a conocer, o si existe cambio de nombre.
