Desde hace 4 años la Biblioteca Nacional dispone de un Mapa de procesos, un instrumento poco conocido, incluso internamente. Este hecho no es inusual ya que los mapas de procesos suelen pasar desapercibidos en las organizaciones que lo tienen presente. De ahí que el título de esta entrada aluda a oscuridad en sus orígenes, puesto que nació para la puesta en marcha del Sistema de Gestión Documental de la BNE y por tal razón, por comenzar siendo un instrumento auxiliar, ha sido poco conocido dentro de la institución.

A pesar de ello no ha sido infrautilizado ni ha quedado relegado a una mera representación de procesos. Muy al contrario. El mapa de procesos será próximamente publicado en la página web de la BNE, dando así transparencia al desempeño de su actividad.

Ésta ha sido su evolución:

Primera fase: construcción

En esta primera fase se realizó un primer trabajo de identificación de todos los procesos que realiza la Biblioteca Nacional, mediante reuniones con las áreas y departamentos, así como por un análisis de la documentación esencial de la institución (organigramas, planes estratégicos, memorias, procedimientos, etc.). También se tomaron como modelo otras referencias, como fue el cuadro de clasificación funcional de la Bibliothèque nationale de France.

Su objetivo final era servir de organización, en el archivo electrónico futuro, de los documentos electrónicos que generan los departamentos de la Biblioteca en el ejercicio de sus funciones. El mapa de procesos permitiría así representar el conocimiento de estas funciones y de las actividades documentales que se originan en consecuencia.

Primera versión de la aplicación del mapa de procesos de la BNE

Desde su origen tuvo un soporte informático. Es decir, el mapa de procesos se construyó sobre una aplicación ad hoc que permitía gestionar la información recogida y estructurarla en tres niveles de agrupación: funciones, actividades y series documentales.

De esta manera, en marzo de 2012 la Biblioteca disponía de una herramienta informática que identificaba y describía la mayor parte de sus funciones y actividades, así como algunas de las series documentales que se producían en cada uno de esos procesos identificados.

Segunda fase: vinculación con el sistema de gestión documental

Fue su concepción como instrumento orientado a la puesta en marcha del modelo de gestión documental la que nos llevó en 2013 a vincular tecnológicamente la aplicación del mapa de procesos con la aplicación que daba soporte a la gestión documental.

Vinculación del mapa de procesos y Alfresco

En la práctica esto ha permitido un mayor control de la documentación: quienes generan documentos en el ejercicio de sus funciones (áreas, grupos...) trabajan en espacios de colaboración de Alfresco (sites), cuya estructura de carpetas está regida por el mapa de procesos, y cuyos documentos reciben metadatos del mapa.

Es decir, el mapa de procesos servía de esquema de clasificación y control del documento electrónico y además era la base para desarrollar un modelo de gestión documental por procesos, puesto que los espacios de colaboración sólo pueden crearse mediante la asociación a un proceso del mapa.

Así,  en 2013 el mapa de procesos se convirtió en un instrumento clave de gobernanza de la información corporativa al regir la clasificación y la metadescripción de los documentos electrónicos.

Tercera fase: consolidación y metodología del mapa de procesos

Entre 2014 y 2015 se impulsó el trabajo de identificación y análisis de los procesos y series documentales de la BNE, gracias a la colaboración de los departamentos y al desarrollo de ciertos proyectos estratégicos en la Biblioteca, como fueron la implantación de Canoa o al análisis organizacional llevado a cabo por la Inspección General de Servicios de la AGE. Todo este trabajo permitió completar y profundizar en la información que ofrece el mapa de procesos sobre las funciones, actividades y series documentales de la Biblioteca.

Listado de series documentales

Además, se avanzó en madurar la metodología para el mantenimiento del mapa de procesos: cómo identificar correctamente los procesos, cómo clasificarlos e interrelacionarlos, cómo identificar los agentes implicados, cómo denominar correctamente un proceso, cómo elaborar un diagrama de flujo...

Cuarta fase: creación de un nuevo modelo de datos y una nueva aplicación para el mapa de procesos

A finales de 2013 comenzamos a estudiar el Modelo Conceptual de Descripción Archivística (CNEDA) basado en un modelo entidad-relación que identifica 6 tipos de entidad y sus relaciones, y posteriormente a analizar el Esquema de Metadatos para la gestión del documento electrónico (e-EMGDE), también basado en un modelo de entidad-relación, que reconoce la existencia de diversas entidades.

Con todo ello se decidió acometer la tarea de definir los requisitos funcionales para la creación de una nueva aplicación para el Mapa de procesos de la BNE, mejorada y evolucionada, basada en un modelo de entidad-relación y en tecnología abierta e integrable. Esta nueva aplicación, que incorpora todo el Esquema de Metadatos de Documento Electrónico, será puesta en producción en 2017 y permitirá su publicación en la página web de la Biblioteca Nacional.

Versión beta de la nueva aplicación del mapa de procesos de la BNE

Mapa de procesos, transparencia y reutilización

A medida que íbamos recogiendo los procesos de la institución y los íbamos sistematizando en forma de mapa, nos íbamos dando cuenta de que el mapa de procesos de la BNE era un instrumento para la transparencia.

Mapa de procesos y transparencia

En octubre de 2013, aún sin disponer de normativa de Transparencia, hablábamos en el blog de que el mapa de procesos podría servir potencialmente de soporte a la transparencia al ofrecer de manera accesible el funcionamiento de la institución, respondiendo a 3 preguntas básicas: qué actividades realiza la institución, cómo las realiza y quiénes son responsables de ellas.

Dos meses después, la Ley 19/2013 de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno vio la luz, reforzando las obligaciones de las administraciones públicas a publicar información relativa a las funciones que desarrollan, la normativa que les resulta de aplicación y su estructura organizativa, sus instrumentos de planificación y la evaluación de su grado de cumplimiento, así como la información de relevancia jurídica y económica, presupuestaria y estadística. Además, la ley preveía que se mantuviera actualizado un mapa de contenidos en el que quedaran identificados los distintos tipos de información que obraran en poder del órgano.

En este sentido, el mapa de procesos de la BNE ya estaba cumpliendo, aunque de forma interna, las obligaciones sujetas a la ley de transparencia, pues ya ofrecía la siguiente información:

• Las funciones que desarrolla la BNE, que se desglosan en 21 procesos y 101 subprocesos.

• La normativa que le aplica a la institución, en forma de reglamentación asociada a cada proceso.

• La estructura organizativa de la BNE.

• Toda la documentación relativa a su planificación, evaluación, información estadística, económica, presupuestaria y de relevancia jurídica.

• Una representación en forma de mapa de la información que obra en poder de la institución.

Además, el mapa de procesos ofrece, tal y como indica la ley, la información estructurada y de una manera clara, incluyendo mecanismos de interoperabilidad, pues incorpora todo el esquema de metadatos de documento electrónico del ENI.

Y avanzando aún más, el mapa de procesos de la BNE no sólo se configura como un soporte para la transparencia, sino también para la reutilización de la información pública de la institución, pues su Plan de Reutilización incluye el mapa de procesos como instrumento esencial para la fase de identificación de información reutilizable (véase pág. 12).

En conclusión, lejos de ser una simple representación de procesos, el Mapa de Procesos de la BNE, cuya nueva versión verá la luz el año que viene, tiene aún un enorme potencial.